Khác với bán hàng tại cửa hàng truyền thống, quy trình vận hành cửa hàng online thường phức tạp hơn rất nhiều. Nếu bạn còn đang lúng túng khi phải xử lý các đơn hàng online mỗi ngày thì bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết tất cả.

Thiết lập quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả

Dựa vào sản phẩm kinh doanh và số lượng đơn hàng mỗi ngày mà các cửa hàng sẽ có quy trình xử lý đơn hàng online khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết các quy trình xử lý đơn hàng online đều xoay quanh 3 bước chính: (A) Lấy sản phẩm >> (B) Đóng gói đơn hàng >> (C) Dán tem vận chuyển. Từ 3 bước chính này, bạn hoàn toàn có thể thêm các bước phụ như “Gọi điện xác nhận”, “Gửi email xác nhận”, “Phân loại nhà vận chuyển”, “Theo dõi đơn hàng”, “Chăm sóc khách hàng”,… để thiết lập ra một quy trình xử lý đơn hàng phù hợp với cửa hàng của bạn.

Đọc thêm bài viết:

Top 5 kênh bán hàng cần có hiện nay

Bán hàng đa kênh là gì? Bí quyết triển khai bán hàng đa kênh hiệu quả

A. Lấy sản phẩm theo yêu cầu:

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình bán hàng online. Khi nhận được một đơn hàng online, có hai điều bạn cần lưu ý: Một là phải đảm bảo sản phẩm vẫn còn tồn kho, hai là đảm bảo giao đúng sản phẩm cho khách hàng. Có rất nhiều trường hợp cửa hàng bị đánh giá 1 sao khi hết hàng mà vẫn chốt đơn hoặc giao sai hàng. Để làm được hai điều này, bạn cần kiểm soát được hàng tồn kho tức thì. Với những cửa hàng có số lượng đơn khoảng 10 đơn/ngày, bạn có thể kiểm tra tồn kho bằng các thao tác thủ công để tiết kiệm chi phí vận hàng. Nếu cửa hàng bạn có số lượng đơn mỗi ngày nhiều hơn, mình khuyên bạn nên sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng để tiết kiệm được thời gian và công sức. Phần mềm SHOPLINE có tính năng cập nhật và đồng bộ kho hàng liên tục, giúp bạn dễ dàng theo dõi lượng tồn kho của các sản phẩm. Ngoài ra, SHOPLINE còn giúp bạn đánh dấu và phân loại từng sản phẩm, giảm tối đa các tình trạng giao sai hàng cho khách.

B. Đóng gói đơn hàng

Một gói hàng đủ 

• Kích thước tối thiểu của một gói hàng phải đủ để dán tem vận chuyển 100x150mm. Nếu gói hàng của bạn quá nhỏ, tem vận chuyển sẽ không được dán đúng quy chuẩn. Và nếu tem vận chuyển không thể đọc được, gói hàng của bạn sẽ có nguy cơ cao bị hoàn trả.

• Các gói hàng sẽ được xếp chồng lên nhau, do đó, độ cứng và ổn định của gói hàng cũng cần được lưu ý.. Bao bì phải bảo vệ các sản phẩm khỏi bị hư hại do xoay, lắc hoặc đẩy/thả gói hàng từ độ cao không quá 1m và nhiệt độ trong khoảng 25°~40°.

• Chèn lót gói hàng của bạn bằng giấy, túi khí chèn lót, túi xốp giảm chấn, túi xốp Foam,..để các cố định các sản phẩm bên trong bao bì, tránh va đập và hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

C. Vận chuyển

Theo kinh nghiệm của mình, bạn nên sử dụng cùng lúc nhiều đơn vị vận chuyển để luôn linh hoạt hơn trong việc chủ động kết nối để đảm bảo việc giao hàng đúng hẹn  và giảm thiểu rủi ro, tránh việc phụ thuộc vào một đơn vị vận chuyển nào. 

SHOPLINE có thể quản lý kết nối đẩy đơn tự động sang các bên vận chuyển, giúp bạn tiết kiệm tới 70% thời gian so với khi phải làm thủ công. Ngoài ra, bạn cũng dễ dàng theo dõi được tình trạng đơn hàng khi giao; chi tiết lộ trình của đơn hàng được cập nhật liên tục để bạn có thể phản hồi cho khách hàng bất cứ lúc nào.

Tóm lại, kinh doanh online là một thị trường cạnh tranh khốc liệt trong thời buổi hiện nay, nếu biết khai thác và áp dụng công nghệ thông minh vào việc bán hàng, bạn sẽ có được lợi thế rất lớn. Hãy trải nghiệm các tính năng hỗ trợ bán hàng tuyệt vời của SHOPLINE và các đơn vị vận chuyển khác nhau để lựa chọn ra những đơn vị uy tín và phù hợp nhất cho cửa hàng của bạn.